CLAW Meeting GÉANT 2020: warsztaty z zarządzania kryzysowego w… czasie kryzysu

Guilder Kingdom, czyli fikcyjne państwo w Europie, z fikcyjną historią, flagą i herbem, a nawet hymnem i językiem. Na potrzeby ubiegłorocznego warsztatu stworzono w PCSS mapę sieci NREN (GuilREN), w której toczyła się wymyślona, ale prawdopodobna, historia kryzysu związanego z cyfryzacją na poziomie państwowym. Największym wyzwaniem była organizacja warsztatu, odbywającego się jednocześnie aż w 7 równoległych pomieszczeniach: sześć drużyn i ekipa trenerów w tym samym czasie rozwiązywała założony scenariusz, wraz z multimediami przygotowanymi specjalnie na tę okazję. Podobnie miało być podczas tegorocznej edycji.

Epidemia COVID-19 pokrzyżowała jednak szyki organizatorom i całość musiała zostać przeniesiona do świata wirtualnego. Jak sobie poradzono? Największym wyzwaniem, jak przyznaje Damian Niemir z Działu Współpracy z Otoczeniem Społecznym i Biznesowym PCSS, było skupienie uwagi przed ekranem wideokonferencyjnym blisko 80 osób, które od wielu miesięcy właśnie w ten sposób spędzają większość swojego czasu. Organizatorzy zadawali sobie pytanie: jak skonstruować scenariusz, który będzie atrakcyjny, dając ułudę presji czasu, pozwalając jednocześnie pracować razem ludziom, którzy oddaleni są od siebie setki kilometrów?

Uczestnicy wirtualnego spotkania ponownie wybrali się do Guilder. Tym razem jednak przyjęto konwencję interaktywnego filmu w obrazach-slajdach komiksowych, z podkładem muzycznym, efektami dźwiękowymi i lektorem w tle. W jego trakcie uczestnicy musieli „zatrzymać się” pięć razy, by przedyskutować w podgrupach najlepsze rozwiązanie. Finalnie wszyscy razem głosowali na jedno z czterech alternatywnych rozwiązań, by wspólnie zobaczyć efekt swoich wyborów.

Fikcyjny kryzys roztaczał się wokół inteligentnego rozwiązania wprowadzonego w Guilder, dotyczącego zintegrowanego transportu i elektronicznego „biletu” opartego o NFC. Pech chciał, że gdzieś wkradł się błąd. A może to nie błąd? I nie on się wkradł, a człowiek, który za tym stał? Tę historię opowiedziano w taki sposób, by uczestnikom udało się kontynuować ubiegłoroczne wątki i niejako zapowiedzieć kolejną edycję.

Całe zaplecze produkcyjne tegorocznego CLAW opierało się na platformie ZOOM, dzięki czemu możliwe było udostępnianie ekranu wraz z dźwiękiem. Wykorzystano także Powerpoint wzbogacony animacją, sekwencjami video i podkładem dźwiękowym, którym w zależności od sytuacji można było sterować, skacząc w odpowiednie alternatywne części. Wykorzystano również stream na YouTube w całkiem nietypowej roli, jako dodatkowy kontekstowy ekran z treściami, które każdy z użytkowników uruchamiał na smartfonie, jako drugi ekran multimedialny, poza monitorem komputera.

Tegoroczna edycja pokazała, że całkiem niespodziewanie warsztat z rozwiązywania sytuacji kryzysowych, może odbyć się w wyjątkowych, swoiście kryzysowych okolicznościach.